Inleiding

BP Consulting & Advies bv respecteert de persoonlijke levenssfeer van klanten, prospecten, leveranciers, zakenpartners, websitebezoekers en andere personen met wie wij in het kader van onze activiteiten in contact komen. Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden, op welke rechtsgrond, hoe lang wij ze bewaren, met wie ze kunnen worden gedeeld en welke rechten betrokkenen kunnen uitoefenen.

De verwerking gebeurt overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 (de Algemene Verordening Gegevensbescherming of “AVG”), de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en andere toepasselijke regels inzake gegevensbescherming en elektronische communicatie.

Deze verklaring heeft betrekking op persoonsgegevens van natuurlijke personen. Zuivere gegevens over een rechtspersoon vallen als dusdanig niet onder de AVG. Bedrijfsgegevens kunnen echter wel persoonsgegevens bevatten, bijvoorbeeld wanneer zij betrekking hebben op een bestuurder, medewerker, zelfstandige, contactpersoon of eenmanszaak. Daarnaast behandelen wij niet-persoonsgebonden bedrijfsinformatie die wij in het kader van een opdracht ontvangen als vertrouwelijke informatie overeenkomstig de gemaakte contractuele afspraken en onze professionele zorgvuldigheid.

Algemeen

Over BP Consulting & Advies bv

BP Consulting & Advies bv adviseert en begeleidt ondernemers en ondernemingen. Onze opdrachten kunnen onder meer betrekking hebben op:

• het ontwikkelen en implementeren van instrumenten voor rapportering, analyse en forecasting van financiële en operationele gegevens;
• het opmaken, analyseren en opvolgen van budgetten, forecasts, KPI’s en managementrapportering;
• het achterhalen en verwoorden van de bedrijfsmissie en het vertalen daarvan naar visie, strategie, doelstellingen, plannen en acties;
• het organiseren, structureren en verbeteren van ondernemingen, processen en interne controles;
• het coachen, begeleiden en opleiden van management en verantwoordelijken;
• het uitvoeren van financiële, operationele, rendabiliteits-, kostprijs-, scenario- en andere bedrijfsanalyses;
• het verwerken en analyseren van bedrijfsgegevens die noodzakelijk zijn om een overeengekomen advies-, analyse-, rapporterings- of begeleidingsopdracht uit te voeren.

Identificatie BP CONSULTING & ADVIES bv

BP Consulting & Advies bv
Stationstraat 56
9170 Sint-Gillis-Waas
KBO/Btw: BE 0836.446.341
Website: https://bpconsult.be
E-mail voor privacyvragen: info@bpconsult.be

Onze rol bij gegevensverwerking

Voor persoonsgegevens die wij voor onze eigen bedrijfsvoering verwerken, bepaalt BP Consulting & Advies bv zelf het doel en de middelen van de verwerking en treedt zij op als verwerkingsverantwoordelijke.

Bij bepaalde adviesopdrachten kan BP Consulting & Advies bv persoonsgegevens uitsluitend in opdracht en volgens de instructies van een klant verwerken. In dat geval kan BP Consulting & Advies bv optreden als verwerker en blijft de klant in beginsel verwerkingsverantwoordelijke. Wanneer artikel 28 AVG van toepassing is, worden de vereiste afspraken opgenomen in een verwerkersovereenkomst of in gelijkwaardige contractuele bepalingen. De concrete rol wordt per verwerking en per opdracht beoordeeld.

Welke gegevens verwerken we en waarom?

Identificatie- en contactgegevens

Voorbeelden: naam, functie, onderneming, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Wij gebruiken deze gegevens voor contact, offertes, opdrachtbeheer, communicatie, facturatie en klantenadministratie. De verwerking is gebaseerd op een overeenkomst of precontractuele maatregelen, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang.

Professionele en zakelijke gegevens

Voorbeelden (niet exhaustief): functie, verantwoordelijkheden, professionele historiek, afspraken en correspondentie. Wij verwerken deze gegevens voor de uitvoering en opvolging van advies-, coaching- en begeleidingsopdrachten. De verwerking is gebaseerd op een overeenkomst of een gerechtvaardigd belang.

Financiële en administratieve gegevens

Voorbeelden (niet exhaustief): facturatiegegevens, betalingsinformatie, contract- en dossiergegevens. Wij verwerken deze gegevens voor boekhouding, facturatie, debiteurenbeheer en wettelijke administratie. De verwerking is gebaseerd op een overeenkomst of een wettelijke verplichting.

Enquête- en formuliergegevens

Voorbeelden (niet exhaustief): antwoorden, gekozen thema’s, feedback en vrijwillig verstrekte contactgegevens. Wij verwerken deze gegevens voor het Ondernemerskompas, analyses, rapportering, verbetering van onze dienstverlening en eventueel contact wanneer daarvoor een geldige grond bestaat. De verwerking is gebaseerd op toestemming waar vereist, een overeenkomst of precontractuele maatregelen, of een gerechtvaardigd belang naargelang het doel.

Website- en technische gegevens

Voorbeelden (niet exhaustief): IP-adres, browser- en apparaatgegevens, loggegevens en cookievoorkeuren. Wij verwerken deze gegevens voor de beveiliging en werking van de website en, mits de vereiste toestemming, voor analyse of andere niet-noodzakelijke doeleinden. De verwerking is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang voor noodzakelijke beveiliging of op toestemming voor niet-strikt noodzakelijke cookies.

Opdrachtgebonden persoonsgegevens

Voorbeelden (niet exhaustief): persoonsgegevens in klantbestanden, rapporten, boekhoudkundige of operationele data. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend voor overeengekomen analyses, verwerking, rapportering, adviesverlening of ondersteuning. Afhankelijk van onze rol gebeurt dit volgens de instructies van de klant wanneer wij als verwerker optreden, of op basis van de toepasselijke rechtsgrond wanneer wij verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Bedrijfsgegevens in het kader van opdrachten

Om opdrachten correct te kunnen uitvoeren, kan BP Consulting & Advies bv bedrijfsgegevens ontvangen, verzamelen, structureren, combineren, bewerken, analyseren, visualiseren, rapporteren, tijdelijk opslaan en – wanneer dit voor de opdracht nodig is – terugbezorgen of ter beschikking stellen aan de klant. Dit kan onder meer gaan om financiële cijfers, boekhoudkundige data, budgetten, forecasts, kostprijzen, marges, omzet- en rendabiliteitsgegevens, operationele gegevens, productie- of prestatiegegevens, KPI’s, procesinformatie, organisatiestructuren, contract- of projectgegevens en andere informatie die voor de opdracht relevant is.

Voor zover dergelijke bedrijfsgegevens geen betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zijn zij geen persoonsgegevens in de zin van de AVG. Zij worden niettemin vertrouwelijk behandeld. Wanneer bedrijfsbestanden wél persoonsgegevens bevatten, gelden de AVG, de Belgische gegevensbeschermingswetgeving en de afspraken met de klant onverkort. De klant staat er, wanneer hij persoonsgegevens aan BP Consulting & Advies bv ter beschikking stelt, voor in dat hij daartoe gerechtigd is en ons correct informeert over eventuele bijzondere beperkingen of beveiligingsvereisten.

BP Consulting & Advies bv gebruikt opdrachtgebonden bedrijfs- en persoonsgegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met de opdracht. Bij beëindiging van de opdracht worden gegevens terugbezorgd, verwijderd, geanonimiseerd of verder bewaard voor zover dit contractueel is overeengekomen of wettelijk of redelijkerwijs noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor boekhoudkundige verplichtingen, bewijsvoering of de behandeling van mogelijke geschillen.

Rechtsgronden voor de verwerking

Persoonsgegevens worden alleen verwerkt wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat. Afhankelijk van de verwerking kan dit zijn:

• de noodzaak om een overeenkomst uit te voeren of om op uw verzoek stappen te nemen vóór het sluiten van een overeenkomst (artikel 6.1.b AVG);
• de noodzaak om te voldoen aan een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld boekhoudkundige, fiscale of andere administratieve verplichtingen (artikel 6.1.c AVG);
• een gerechtvaardigd belang van BP Consulting & Advies bv of een derde, zoals normale bedrijfsvoering, beveiliging, dossieropvolging, bewijsvoering en bescherming van rechten, voor zover uw belangen en grondrechten niet zwaarder wegen (artikel 6.1.f AVG);
• uw toestemming wanneer de wet die vereist (artikel 6.1.a AVG). U kunt een toestemming steeds voor de toekomst intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen.

BP Consulting & Advies bv beoogt in het kader van haar normale dienstverlening niet systematisch bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG of strafrechtelijke gegevens in de zin van artikel 10 AVG te verwerken. Indien een concrete opdracht dergelijke verwerking toch noodzakelijk maakt, gebeurt dit uitsluitend wanneer daarvoor een specifieke wettelijke grond bestaat en passende bijkomende waarborgen worden getroffen.

Bronnen van gegevens

Wij verkrijgen gegevens in de eerste plaats rechtstreeks van de betrokkene of van de klant/opdrachtgever. In functie van een opdracht kunnen gegevens ook afkomstig zijn uit bestanden en systemen die de klant ter beschikking stelt, uit correspondentie met betrokken partijen, of uit rechtmatig toegankelijke openbare of professionele bronnen. Wanneer persoonsgegevens niet rechtstreeks bij de betrokkene worden verkregen, verstrekken wij de informatie die artikel 14 AVG vereist voor zover en op het moment dat dit wettelijk vereist is.

Ontvangers en dienstverleners

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Gegevens worden uitsluitend gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de beschreven doeleinden, voor de uitvoering van een opdracht of om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Mogelijke ontvangers zijn onder meer professionele adviseurs, boekhoudkundige of administratieve dienstverleners, IT-, hosting-, cloud-, e-mail-, formulier- en softwareleveranciers en bevoegde overheidsinstanties.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens voor onze rekening verwerkt, maken wij waar vereist afspraken overeenkomstig artikel 28 AVG en kiezen wij dienstverleners die voldoende garanties bieden inzake gegevensbescherming en beveiliging. Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, gebeurt dit alleen wanneer daarvoor een geldige doorgiftegrond en de vereiste passende waarborgen bestaan.

Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, rekening houdend met wettelijke bewaarplichten, contractuele verplichtingen, de duur van de klantenrelatie of opdracht en redelijke termijnen voor bewijsvoering en mogelijke geschillen. Waar mogelijk worden concrete bewaartermijnen per verwerkingsactiviteit vastgelegd in onze interne documentatie.

Opdrachtgebonden werkbestanden worden in beginsel bewaard gedurende de looptijd van de opdracht en vervolgens verwijderd, terugbezorgd, gearchiveerd of geanonimiseerd volgens de gemaakte afspraken en toepasselijke wettelijke of gerechtvaardigde bewaarbehoeften. Gegevens die voor boekhouding of fiscale verantwoording moeten worden bewaard, blijven bewaard gedurende de toepasselijke wettelijke termijn.

Maatregelen volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming

BP Consulting & Advies bv neemt, rekening houdend met de stand van de techniek, de aard en omvang van de verwerking en de eraan verbonden risico’s, passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens en vertrouwelijke bedrijfsgegevens te beschermen tegen toevallige of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde bekendmaking of ongeoorloofde toegang.

• toegangsbeperking volgens noodzaak en passende authenticatie;
• gebruik van beveiligde apparatuur, software, netwerken en opslagomgevingen;
• updates, back-ups en waar passend versleuteling of andere beschermingsmaatregelen;
• vertrouwelijke behandeling van klant- en opdrachtgegevens;
• selectie en contractuele opvolging van relevante verwerkers en dienstverleners;
• procedures voor incidenten en gegevenslekken, inclusief beoordeling van meldings- en informatieplichten;
• periodieke beoordeling van de proportionaliteit en beveiliging van verwerkingen.

Geen enkel digitaal systeem kan een absolute beveiliging garanderen. Een beveiligingsincident, cyberaanval, hacking, malware, ongeoorloofde toegang door derden of ander onrechtmatig misbruik kan ondanks passende maatregelen niet volledig worden uitgesloten. Wanneer zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet, beoordelen wij deze overeenkomstig de AVG en nemen wij de wettelijk vereiste maatregelen, waaronder waar nodig melding aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en/of kennisgeving aan betrokkenen.

Aansprakelijkheid bij beveiligingsincidenten en onrechtmatig datamisbruik

BP Consulting & Advies bv verbindt zich ertoe de wettelijke verplichtingen inzake beveiliging en gegevensbescherming zorgvuldig na te leven, maar kan niet waarborgen dat iedere cyberaanval, hacking, fraude, malwarebesmetting, technische storing of andere onrechtmatige handeling van derden kan worden voorkomen. Voor zover wettelijk toegestaan, is BP Consulting & Advies bv niet aansprakelijk voor schade die uitsluitend voortvloeit uit een externe onrechtmatige gebeurtenis waarvoor zij op geen enkele wijze verantwoordelijk is, of uit omstandigheden buiten haar redelijke controle.

Deze bepaling beperkt of sluit geen aansprakelijkheid uit die op grond van de AVG of andere dwingende wetgeving niet rechtsgeldig kan worden uitgesloten. In het bijzonder blijft het wettelijke recht op vergoeding bestaan wanneer schade het gevolg is van een inbreuk waarvoor BP Consulting & Advies bv overeenkomstig artikel 82 AVG verantwoordelijk is. Deze aansprakelijkheidsbepaling doet evenmin afbreuk aan specifieke contractuele afspraken met een klant.

Cookies

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technologieën. Cookies zijn kleine gegevensbestanden die op of via uw toestel worden opgeslagen of uitgelezen. Strikt noodzakelijke technische of functionele cookies mogen worden gebruikt wanneer zij noodzakelijk zijn voor de werking, beveiliging of een uitdrukkelijk door u gevraagde dienst. Hiervoor is geen voorafgaande toestemming vereist, maar wij informeren u wel over het gebruik ervan.

Voor niet-strikt noodzakelijke cookies of vergelijkbare traceringstechnologieën – waaronder in België in beginsel ook analytische of publieksmetingscookies – vragen wij vooraf uw vrije, specifieke, geïnformeerde, actieve en ondubbelzinnige toestemming. Dergelijke cookies worden niet geplaatst of uitgelezen voordat u toestemming hebt gegeven. U moet ze kunnen weigeren en uw keuze later kunnen wijzigen of intrekken. De concrete categorieën, doeleinden, aanbieders en bewaartermijnen van de daadwerkelijk gebruikte cookies worden vermeld in het cookiebeleid of de cookie-instellingen op de website.

De cookieverklaring moet steeds overeenstemmen met de technologie die daadwerkelijk op https://bpconsult.be wordt gebruikt. Wanneer nieuwe analytische, marketing- of externe diensten worden toegevoegd, worden de cookie-informatie en het toestemmingsmechanisme waar nodig aangepast vóór ingebruikname.

Uw rechten omtrent uw gegevens

Wanneer de AVG van toepassing is, kunt u – binnen de wettelijke voorwaarden en uitzonderingen – de volgende rechten uitoefenen:

• recht op duidelijke informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens;
• recht op inzage in uw persoonsgegevens en, in de wettelijk voorziene gevallen, een kopie ervan;
• recht op verbetering van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens;
• recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”) wanneer de wettelijke voorwaarden zijn vervuld;
• recht op beperking van de verwerking;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens wanneer dit recht volgens de AVG van toepassing is;
• recht van bezwaar tegen bepaalde verwerkingen die op gerechtvaardigd belang zijn gebaseerd en een onvoorwaardelijk recht van bezwaar tegen direct marketing;
• recht om een gegeven toestemming op ieder moment voor de toekomst in te trekken;
• recht om, waar van toepassing, niet te worden onderworpen aan een uitsluitend geautomatiseerde beslissing met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen.

U kunt een verzoek richten aan info@bpconsult.be. Om persoonsgegevens niet aan een onbevoegde persoon mee te delen, kunnen wij redelijke informatie vragen om uw identiteit te verifiëren. Wij beantwoorden verzoeken in beginsel binnen één maand. Bij complexe of talrijke verzoeken kan deze termijn overeenkomstig de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd; in dat geval informeren wij u tijdig.

U hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Het indienen van een klacht doet geen afbreuk aan andere administratieve of gerechtelijke rechtsmiddelen.

Toepassing van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring geldt voor de verwerking van persoonsgegevens door BP Consulting & Advies bv in het kader van haar website, contacten, offertes, klanten- en leveranciersrelaties, het Ondernemerskompas en andere formulieren, alsook haar advies-, analyse-, rapporterings-, coaching- en begeleidingsopdrachten.

Voor een specifieke opdracht kunnen bijkomende contractuele privacy- of vertrouwelijkheidsbepalingen gelden. Wanneer BP Consulting & Advies bv als verwerker voor een klant optreedt, worden de rechten en verplichtingen met betrekking tot die verwerking in de eerste plaats bepaald door de AVG, de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke en de toepasselijke verwerkersovereenkomst.

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, verwerkingsactiviteiten of de toepasselijke regelgeving wijzigen. De meest recente versie wordt via onze website ter beschikking gesteld. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij betrokkenen bijkomend wanneer dit wettelijk vereist of redelijkerwijs aangewezen is.

Juridisch kader

Deze verklaring is opgesteld op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679), in het bijzonder de beginselen van artikel 5, de rechtsgronden van artikel 6, de informatieplichten van artikelen 12 tot en met 14, de rechten van betrokkenen van artikelen 15 tot en met 22, de regels voor verwerkers van artikel 28, de beveiligingsverplichtingen van artikel 32, de regels inzake gegevenslekken van artikelen 33 en 34 en de aansprakelijkheidsregels van artikel 82, aangevuld met de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en de toepasselijke Belgische regels inzake cookies en elektronische communicatie.

Laatste actualisering: 14 september 2026